Home » Digital Transformation » Hướng dẫn cách scan tài liệu thành file PDF trên máy tính đơn giản và hiệu quả nhất
Bạn cảm thấy mệt mỏi khi phải đối diện với khối tài liệu chất đống trong công ty? Tìm kiếm tài liệu thô đã “ngốn” quá nhiều thời gian của bạn? Vậy hãy scan tài liệu thành file PDF để giải quyết tất cả các vấn đề đó!
Scan tài liệu sang file PDF là gì?
Thế nào là scan tài liệu?
Scan tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu thô như: giấy tờ, văn bản, hình ảnh,…, thành file được lưu trữ trên điện thoại và máy tính. Quá trình này hoàn toàn ngược lại với việc bạn photocopy dữ liệu (bản mềm) thành bản cứng. Scan được thực hiện khi người dùng có nhu cầu lưu trữ hoặc chia sẻ tài liệu giấy hoặc hình ảnh ở dạng thô.
Đang xem: Phần mềm scan văn bản thành file pdf
Trước tình trạng quá tải tài liệu, hồ sơ giấy, scan đã trở thành một giải pháp được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức, doanh nghiệp. Đặc biệt, những file PDF cho phép người dùng xem văn bản dưới dạng slideshow cũng như chia sẻ dễ dàng hơn qua Internet.
Trong thời đại công nghệ, các thiết bị điện tử được xem là “vật bất ly thân” của người dùng hiện đại. Quá trình theo dõi, nghiên cứu tài liệu số đã trở thành xu hướng tất yếu đối. Vì vậy, scan tài liệu thành file PDF chính là giải pháp hữu hiệu nhất để đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Công dụng của scan tài liệu sang file PDF
Giữ gìn tài liệu quan trọng
Scan tài liệu sang file PDF nghĩa là bạn đã số hóa tài liệu lưu trữ của mình. Quá trình này giúp những tài liệu quan trọng được giữ gìn và bảo tồn lâu hơn. Bạn sẽ tránh được các tình trạng lạc mất hoặc làm hỏng tài liệu. Môi trường số hóa cung cấp một không gian rộng lớn, giúp bạn thoải mái lưu trữ hồ sơ, dữ liệu hoặc các bản hợp đồng quan trọng của doanh nghiệp.
Độ bảo mật cao
Scan tài liệu thành PDF cho phép bạn cài đặt mã truy cập vào các tập tin. Chỉ những người được chia sẻ mới có quyền xem tài liệu của bạn. Tính năng này đảm bảo độ an toàn thông tin cho người dùng. Bên cạnh đó, hình ảnh scan được lưu trữ dưới dạng PDF có tính bảo mật rất cao thông qua chữ ký số.
Tiết kiệm chi phí
Khối lượng tài liệu giấy khổng lồ buộc doanh nghiệp phải xây dựng thêm kho lưu trữ rất tốn kém. Trong khi đó, scan tài liệu sang PDF không yêu cầu điều đó. Tất cả tài liệu của bạn sẽ được lưu trữ trong một kho “vô hình”, giúp bạn tiết kiệm được nhiều chi phí hơn.
Tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn
“Kho” lưu trữ dữ liệu ảo giúp bạn sắp xếp tài liệu khoa học và trực quan hơn. Nếu muốn tìm kiếm một tài liệu nào đó, bạn chỉ cần truy cập vào “kho” và tìm kiếm tài liệu theo tên hoặc ngày. Thông qua các thao tác đơn giản, bạn đã có thể truy cập tài liệu nhanh chóng.
Bên cạnh đó, một số máy scan tích hợp công nghệ hiện đại cung cấp khả năng truy cập dữ liệu từ xa. Nhờ đó, người dùng có thể tiếp cận thông tin mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt tại công ty.
Cách scan tài liệu thành file PDF trên máy tính
Trước tiên, bạn cần kết nối máy tính và thiết bị scan thông qua USB hoặc kết nối không dây qua mạng Internet. Mỗi thiết bị scan sẽ có khả năng kết nối khác nhau, vì vậy bạn cần lựa chọn sản phẩm phù hợp với máy tính làm việc của mình.
Xem thêm: Tải Xuống Và Sử Dụng Google Dịch Tiếng Anh Ra Tiếng Việt, Công Cụ Google Dịch Tiếng Việt Bị Chọc Phá
Bước 1: Đặt tài liệu cần chuyển sang file PDF vào máy scan
Bước 2: Truy cập vào Start ở dưới góc trái màn hình -> Nhập Fax and Scan -> Chọn Windows Fax and Scan
Bước 3: Tại góc trái cửa sổ Fax and Scan -> Nhập New Scan
Bước 4: Chọn Scanner để kiểm tra máy scan tương thích
Bước 5: Để chọn loại tài liệu phù hợp, tại khung lựa chọn -> Nhập Profile -> Chọn một trong hai lựa chọn sau: Photo hoặc Documents
Bước 6: Để chọn loại máy scan, tại khung lựa chọn -> Nhập Source -> Chọn một trong hai lựa chọn sau:
Feeder: Scan tài liệu thông qua khây nạp giấy, có khả năng scan văn bản thành một tập tin PDF Flatbed: Scan tài liệu bằng cách mở nắp thiết bị scan để đặt giấy vào
Bước 7: Click vào Scan bên dưới cửa sổ để văn bản được scan lên máy tính -> Chọn File -> Print -> Microsoft Print to PDF -> Print
Lưu ý: Nếu bạn không thấy lựa chọn Microsoft Print to PDF, hãy chuyển sang chế độ scan dữ liệu thành tập tin trên máy tính rồi chuyển ảnh sang PDF.
Bước 8: Nhấp vào thư mục bên trái cửa sổ để chọn thư mục lưu thích hợp
Bước 9: Đặt tên cho tập tin PDF tại File Name
Bước 10: Click Save để lưu dữ liệu đã quét theo định dạng PDF trong thư mục đã chọn
Top 3 phần mềm scan tài liệu thành file PDF trên máy tính
Phần mềm PDFelement
Đây là phần mềm hỗ trợ tính năng scan tài liệu sang PDF chuyên nghiệp được nhiều người sử dụng. PDFelement cung cấp một số tính năng nổi bật như:
Truy cập và chỉnh sửa văn bản, hình ảnh Chèn, bổ sung nhận xét văn bản, hình ảnh Hỗ trợ tính năng chèn chữ ký vào file PDF