Sử dụng excel quản lý văn bản là phương thức được vận dụng khá thịnh hành bởi tính khoa học và thuận tiện. Excel là phương án thay cố cách làm chủ truyền thống bằng sổ sách, giúp quá trình xử lý các vấn đề phạt sinh dễ ợt hơn

*

Hướng dẫn sử dụng excel quản lý văn bản khoa học, hiệu quả.

Bạn đang xem: Phần mềm quản lý văn bản bằng excel

1. áp dụng excel gồm thể quản lý những các loại văn phiên bản nào?

Phương pháp thống trị văn phiên bản bằng excel thường được vận dụng cho tất cả các loại văn phiên bản của doanh nghiệp, cụ thể là bao gồm 3 nhiều loại chính:

Văn phiên bản nội bộ: bao hàm tất cả những hồ sơ, giấy tờ, tư liệu chỉ áp dụng trong phạm vi nội bộ, những đối tượng phía bên trong doanh nghiệp, tổ chức,...Văn bản đến: Do các đối tượng, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp gửi đến.Văn bản đi: vày doanh nghiệp gửi cho các đối tượng phía bên ngoài doanh nghiệp.

Sử dụng excel góp doanh nghiệp thống trị và khối hệ thống các quy trình, thủ tục về văn bạn dạng bao gồm:

Soạn thảo, chế tạo lập và ban hành văn bản.Ký, đóng dấu, chuyển giao và lưu gửi văn bản.Sao lưu, lưu trữ và bảo quản văn bản.

2. Phía dẫn áp dụng excel làm chủ văn bản

Để hoàn toàn có thể thực hiện làm chủ văn bạn dạng trên excel, chúng ta có thể tham khảo công việc dưới đây:

Bước 1: xác định và thiết kế quy trình quản lý tài liệu bởi excel

Bước thứ nhất là phải xây dựng quy trình, sơ đồ thống trị tài liệu trên excel. Phụ thuộc vào sơ đồ này, các bạn sẽ dễ dàng khẳng định được văn bạn dạng đang ở triệu chứng nào, bước nào nhằm mục tiêu có phương hướng xử lý tiếp theo.

*

Xây dựng quy trình thống trị tài liệu để sở hữu phương thức quản lý phù hợp.

Bước 2: Phân loại và khẳng định các danh mục quản lý tài liệu

Khâu vào vai trò quan trọng đặc biệt tiếp theo là nên thống kê những loại văn bạn dạng của doanh nghiệp. Tiêu chuẩn xây dựng những danh mục, nhóm văn phiên bản cần đảm bảo:

Thống kê đầy đủ tất cả những văn bạn dạng của doanh nghiệp, không quăng quật sót.Các danh mục mang tính tổng quát cơ mà không được trùng lặp.Tên danh mục cần dễ hiểu, mọi nhân viên đều rất có thể nắm được và thuận tiện tìm tìm trong quy trình làm việc.

Bạn có thể tham khảo một trong những danh mục để quản lý văn bản trên excel như sau:

Loại văn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Nghị quyết, báo cáo,...Tình trạng văn bản: chưa xử lý, vẫn xử lý, đã xử trí xong, giữ trữ.Bộ phận phụ trách: Hành chính, Nhân sự, Kế toán, gớm doanh,....

Xem thêm: Tải Phần Mềm Minano Nihongo Cho Máy Tính Pc Windows, Minna Nihongo Az (Jmina) Cho Pc

Bước 3: Tạo các sổ làm chủ tài liệu

Mỗi sổ thống trị công văn, bạn phải tạo trên một sheet khác nhau để nhân tiện quản lý. Khi có nghiệp vụ phát sinh với nhiều loại văn bản nào thì sẽ ghi sổ cho các loại văn bản tương ứng. Tùy theo nhu cầu làm chủ mà chúng ta cũng có thể tạo các chỉ tiêu cùng tiêu đề cho cột vào bảng.

Một số chức năng hữu dụng khi xây dựng các sổ thống trị văn bản:

Chức năng Data Validation: để tạo list chọn: nhiều loại văn bản, triệu chứng văn bản, thành phần phụ trách xử lý, nơi nhận, địa điểm lưu trữ,... để cấu hình thiết lập các tiêu chuẩn trong danh sách, tránh đa số sai sót trong quá trình nhập thủ công bằng tay dữ liệu mang đến sai kết quả tra cứu, quản lí lý.

Chức năng Conditional formatting: Theo dõi tình trạng của văn bản. Chức năng này sẽ auto thông báo những công văn đang cần xử lý để người thực hiện có phương hướng cách xử trí phù hợp.

*

Ví dụ về một trong những danh mục quan sát và theo dõi văn phiên bản tại doanh nghiệp.

Bước 4: gây ra công thức

Mỗi nhiều loại văn bạn dạng đều mang tên danh mục riêng, tuy nhiên, bạn phải tạo mã văn thư riêng để thống tốt nhất giữa các phòng ban và để luôn tiện quản lý, tra cứu. Vày vậy, bạn phải xây dựng phương pháp tính tự động để thống nhất tổng thể sổ cai quản lý:

Countif: Đếm số lượng văn phiên bản xuất hiện trong sổ.Vlookup: Tham chiếu theo từng một số loại văn bản.Một số hàm nhằm định dạng cùng ghép thành chuỗi thỏa mãn nhu cầu yêu cầu.

3. Bao gồm nên thống trị văn bản bằng excel?

Sử dụng excel làm chủ văn bạn dạng là phương thức khác nhiều người tiêu dùng bởi máu kiệm giá thành và cách tạo lập 1-1 giản, update số liệu dễ dàng dàng. Tuy nhiên, hiệ tượng này vĩnh cửu nhiều vấn đề hạn chế:

Không yêu cầu nhân sự nào cũng đều có kiến thức sâu về excel, đặc biệt là khi sử dụng những hàm công thức.Dễ bị nhầm lẫn khi con số văn bạn dạng lớn.Tính bảo mật thông tin thấp, dễ bị rò rỉ thông tin.Tốn không hề ít thời gian khi tiến hành tạo lập sổ quản lý.

*

Phương pháp làm chủ văn phiên bản bằng excel tồn tại nhiều hạn chế.

4. Văn phòng công sở điện tử thanhtuong.vn - quản lý văn phiên bản thuận tiện, dễ dàng

Sử dụng các phương án văn phòng điện tử được nhìn nhận là giải pháp tối ưu duy nhất cho phần nhiều doanh nghiệp. Bề ngoài này xung khắc phục về tối đa các nhược điểm của phương thức quản lý thủ công.

*

Quản lý văn bản đơn giản, bài bản với thanhtuong.vn.

Trong đó, phần mềm văn phòng năng lượng điện tử thanhtuong.vn do công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn đáp ứng đầy đủ các chuẩn chỉnh mực về thống trị văn phòng. thanhtuong.vn giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian, giá cả và nguồn nhân lực, hỗ trợ cải thiện năng suất lao động mang lại nhân sự thao tác tại doanh nghiệp.

Trên đó là hướng dẫn thực hiện excel làm chủ văn bạn dạng khoa học, hiệu quả. Đây là phương pháp được khá nhiều người áp dụng mặc dù tồn tại nhiều hạn chế. Doanh nghiệp có thể tham khảo các phương án văn phòng năng lượng điện tử để buổi tối ưu thời gian và nâng cấp độ chủ yếu xác, công dụng của công tác cai quản tài liệu về thọ dài.

Quý doanh nghiệp phải thêm tin tức về giải pháp văn phòng và công sở điện tử thanhtuong.vn của ThaisonSoft, vui lòng tương tác theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN